Sie denken Projektmanagementsoftware ist nur etwas für ausgebildete Projektmanager? Aufwendig und kompliziert? Nicht so der Newcomer in der Projektmanagement-Familie von Microsoft.

Seit Oktober des vergangenen Jahres steht «Project for the Web» den Microsoft-Kunden zur Verfügung.

Das Tool ist einfach und intuitiv zu bedienen, sodass jeder damit arbeiten kann. Dennoch bietet es genügend Flexibilität, um jede Art von Projekt zu unterstützen. Im Fokus steht das moderne Aufgabenmanagement im Projektkontext, um effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Doch wie sieht »Project for the Web» denn nun konkret aus, welche Funktionen bringt es mit? Hier ein Einblick von uns.

Die Startseite der brandneuen Umgebung «Home» ermöglicht auf den ersten Blick direkten Zugriff auf kürzlich bearbeitete Dokumente und Projekte und bietet die Möglichkeit Favoriten anzulegen, die sodann im Schnellzugriff zur Verfügung stehen.

Aus «Home» heraus können mittels nur eines Klicks die neuen Projekte in «Project for the Web» angelegt werden. Ein neues Projekt entsteht intuitiv und einfach durch das Erstellen einer Aufgabenliste, welche direkt oder im weiteren Verlauf mittels Drag and Drop verschoben und neu angeordnet werden kann. Vom bisherigen Project Online bekannte Funktionalitäten, wie beispielweise dem Bestimmen von Sammelvorgängen oder Abhängigkeiten einzelner Aufgaben untereinander, stehen dem Projektleiter auch in der neuen Applikation zur Verfügung. Selbstverständlich kann man Schlüsseldaten wie Anfangs- und Enddatum, Dauer, Aufwand und Verantwortlichkeiten hinzufügen. Und auch Meilensteine dürfen in einem «Project for the Web» natürlich nicht fehlen.

Eine der neuen Funktionalitäten, die das neue Tool mitbringt, ist die Möglichkeit Aufgaben durch persönliche Notizen an den Empfänger zu ergänzen.

Im Gegensatz zur alten Project-Version, bei dem zu Beginn bereits vordefinierte Felder ausgefüllt werden müssen, ist nun die Eingabe des Projektnamens zu jeder Zeit möglich – ganz einem agileren Ansatz folgend, bei dem nicht alle Infos bereits zum Projektstart bekannt sein müssen. Für jedes neue Projekt kann ein Microsoft «Teams» angelegt werden und man sorgt damit für eine optimale Kollaboration der Projektbeteiligten.

Die Umgebung bietet verschiedene Sichten auf das Projekt – alle im neuen Design für ein modernes «Look and Feel». Das «Raster» zeigt die festgelegten Aufgaben des Projekts in einer Listenansicht. Von hier können Aufgaben und die zugehörigen Details initial festgelegt, verändert oder entfernt werden.

Für die einfache und effiziente Zusammenarbeit im Team eignet sich besonders das «Board», welches dem bereits seit langem bekannten Microsoft Tool «Planner» nachgeahmt ist. Diese Ansicht der Aufgaben im Karteikartenformat bietet dieselben Funktionalitäten wie das «Raster», lediglich in einer anderen Darstellungsform. Zusätzlich können Aufgaben in dieser Ansicht im Stil eines Kanban-Boards mittels «Drag and Drop» verschiedenen, frei definierbaren Buckets zugeordnet werden und so die Zusammenarbeit im Team ideal koordiniert werden.

Die Projektplanansicht «Zeitachse» bleibt im bewährten Grundkonzept erhalten mit der Auflistung der Aufgabentitel in der linken Hälfte und einem Gantt-Chart zur Darstellung der entsprechenden Dauern und Abhängigkeiten rechts daneben. Elemente können nun direkt im Chart bearbeitet werden, durch Verändern der dargestellten Balken und Verbindungssymbole.

Alle in der «Project for the Web»-Oberfläche vorgenommenen Änderungen werden in Echtzeit reflektiert, unabhängig davon in welcher Ansicht gearbeitet wird und ohne die Nutzung von Mechanismen wie das Aus- und Einchecken von Projekten, derer sich das bisherige Project Online bedient.

In der Portfolio-Übersicht «Roadmap» können sämtliche aktuellen Projekte mit ihren wichtigsten Schlüsseldaten und Meilensteinen dargestellt werden. Als Multi-Projektsicht ermöglicht sie einen Überblick über das gesamte Projektportfolio und kann zusätzlich durch übergeordnete, beispielsweise firmenweite, Stichtage ergänzt werden. Darüber hinaus ist es möglich nicht nur Projekte aus «Project for the Web» anzeigen zu lassen, sondern es können auch jederzeit Projekt aus weiteren Tools mit aufgenommen werden wie beispielsweise aus «Project Online» sofern dieses im Hause im Einsatz ist. So gelangt man zu einer gesamthaften und toolübergreifenden Sicht auf die unternehmensweite Projektlandschaft.

Das Tool entspricht nicht nur im Design den neuesten technologischen Ansprüchen, sondern auch in der zugrundenliegenden Datenbasis. Wie alle neuen Microsoft Cloud-Tools, setzt auch  «Project for the Web» auf das einheitliche Datenmodell mit Namen «Common Data Model». Hierdurch ergeben sich interessante technologische Synergien und auch Erweiterungsmöglichkeiten. Beispielsweise durch einfaches Hinzufügen von Funktionen mittels der Microsoft «PowerPlatform».

Zusammenfassend lässt sich «Project for the Web» als intuitiv, einfach und effizient beschreiben und eignet sich in der ersten Release-Version ganz besonders für kleine bis mittelgrosse Projekte. Das Tool adressiert Projektteams ohne geschulte, zertifizierte Projektmanager.

Unserer Meinung nach überzeugt die Applikation besonders durch das schnelle, unkomplizierte Anlegen und Managen von Projekten sowie Kollaborationsmöglichkeiten, welche sich durch die nahtlose Integration in die gesamte Microsoft Cloud-Welt ergeben.